AĞRI İBRAHİM ÇEÇEN ÜNİVERSİTESİ

KÜTÜPHANE ve DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI

GÖREV ve SORUMLULUKLARIMIZ

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’nın temel görevi; Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı  ile ilgili 124 sayılı Kanunun  Hükmünde Kararname’nin 33. Maddesi gereğince;

 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının görevleri şunlardır:
             a) Üniversite kütüphanelerinin gerekli her türlü hizmetlerini karşılamak,
             b) Baskı, film, videobant, mikrofilm gibi kayıt katalogları ve hizmete sunma işlemleri ile bibliyografik  tarama çalışmalarını yapmak,
             c) Verilecek benzeri diğer görevleri yerine getirmek.
Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı'nın genel yönetim işleri yanındaki başlıca görev tanımları şunlardır;
 
DAİRE BAŞKANI
 
1) Kütüphane ve Bilgi Merkezi hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için, yeterli
kadroyu oluşturarak, iş bölümü yapmak, personeli üzerinde genel eğitim ve denetim
görevini yapmak,
2) Eğitim-öğretim ve araştırmaların gerektirdiği her türlü bilgi ve belgenin, sağlanan
bilgilerin; sistematik bir şekilde düzenlenerek kullanıma sunulması için gerekli
Kütüphane hizmetlerini düzenlemek, planlamak, yürütmek ve denetlemek,
3) Bilgi ve Belge Yönetimi alanındaki gelişmeleri izleyerek teknolojik yeniliklerin
Kütüphane ve Bilgi Merkezine girmesi için çalışmalar yapmak,
4) Teknik ve Okuyucu hizmetlerini standartlara uygun yürütmek ve denetimini yapmak,
5) Kütüphane ile Birim Kütüphanelerinin eşgüdüm ve işbirliği içinde çalışmalarını sağlamak, bu amaçla mesleki kurslar açmak, eğitim programları düzenlemek,
6) Bibliyografya, tez kataloğu, süreli yayın kataloğu, v.b. çalışmalarla bilimsel araştırmaları
kolaylaştırmak,
7) Başkanlığın bütçesini hazırlamak, şube müdürleri ve bölüm sorumlularından alınan
önerilere göre bağlı birimlerin de ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak “Başkanlık
bütçesi” halinde Rektörlüğe sunmak,
8) Kütüphane ve Bilgi Merkezi hizmetleri hakkında faaliyet raporu hazırlamak ve yıl sonunda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermektir.
 
ŞUBE MÜDÜRLERİ
  
1) Kütüphaneyi, Üniversite'nin belirlediği saatler içerisinde açık ve kullanıma hazır halde bulundurmak.
2) İdari işlerde başkana yardımcı olmak,
3) Kütüphanede bulunan bilgi kaynakların yerleştirme işlerini yaptırmak,koleksiyonun bakımı ve korunması ile ilgili önlemleri almak,
4) Kütüphanede yükümlülüğü altındaki işleri ve gelecekle ilgili istekleri hakkında yıllık rapor halinde hazırlayıp Daire Başkanlığına sunmak,
5) Kütüphane ve Bilgi Merkezi hizmetleri hakkında faaliyet raporu hazırlamak Başkanlığa sunmak
6) Daire Başkanının verdiği diğer işleri yürütmek
           
Şube Müdürü, Daire Başkanlığına bağlıdır ve tüm hizmetlerinden dolayı Daire Başkanına karşı sorumludur.
 
KÜTÜPHANE HİZMETLERİ
 
Üniversitemizde Kütüphane Hizmetleri İdari Hizmetler, Teknik Hizmetler ve Bilgi ve Okuyucu Hizmetleri olarak  3’e ayrılır:
 
İdari Hizmetler:
 
İdari Hizmetler Personelinin görevleri ;
 
a) Resmi yazışmaları yapar
b) Faaliyet raporlarını hazırlar
c) Taşınır İşlemlerini yürütür
d)Yıllık idari faaliyet raporlarını hazırlar
e) Personelin izin, rapor işlerini takip eder
f) Kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin işlerini takip eder
g) Tüketim malzemesi istek belgesini hazırlar ve gönderir.
h) Başkanlık iletişimini sağlar.
ı) Daire Başkanının verdiği diğer işleri yürütür
 
İdari Hizmetler Bölümü, Daire Başkanlığına bağlıdır ve tüm hizmetlerinden dolayı Daire Başkanına karşı sorumludur
 
Teknik Hizmetler
 
Bütün Kütüphane kaynakların (kitap, süreli yayın, tez, veri tabanları, broşür, görsel-işitsel araç ve gereçler, vb.) seçiminden kullanıcıya sunumuna kadar geçirdiği işlerin tamamıdır.
Teknik Hizmetler Bölümü Sorumlusu Bilgi ve Belge Yönetimi eğitimi görmüş kişiler arasından atanır. 

Teknik hizmetler Personelinin Görevleri;
 
a) Kaynak Sağlama Servisi:
Üniversite eğitim ve öğretimini destekleyecek, araştırmalarda yardımcı olacak kitap ve benzeri koleksiyonu oluşturmak ve geliştirmek için seçmek, satın almak, bağış ve değişim yoluyla temin etmek,
Üniversite Kütüphanesine bağış ve değişim yoluyla bilgi kaynağın sağlanmasında Kütüphane ve Bilgi Merkezinin kuruluş amaçları göz önünde tutulur.
Üniversitenin eğitim- öğretim ve araştırma çalışmalarına yardımcı olmayan yayınlar ile müracaat kaynağı niteliği taşımayan yayınlar Kütüphane koleksiyonuna dâhil edilmez.
Bu tür yayınlar, Kütüphaneler arası değişim işlemlerinde kullanılabilir veya bağış yapılabilir.
Üniversite yayın bağışıyla ilgili olarak, koleksiyonun ayrı bir yerde hizmete sunulması gibi,
Kütüphanede uygulanan sisteme uymayan özel istek ve şartlar kabul edilmez.

b) Kataloglama ve Tasnif Servisi:
Kütüphaneye sağlanan kitap ve diğer bilgi kaynakların en uygun sisteme göre tasnif etmek, kullanıcıların yararlanmasına sunmak,

c) Süreli Yayınlar ve E-Kaynaklar Servisi:
Basılı süreli yayın koleksiyonunu oluşturmak ve geliştirmek için seçim, satın alma, bağış ve değişim yoluyla yayın sağlamak ve bunları belli bir düzen içinde kullanıma sunmak,
E-veritabanları koleksiyonu oluşturmak ve geliştirmek için gereken işlemleri yapmak,a, b ve c şıklarında sayılan işlerin tamamı Bilgi ve Belge Yönetimi uzmanı ve diğer yetkililer tarafından yürütülür.

d) Ciltleme ve Onarım Servisi:
Bilgi kaynaklarının onarım ve ciltlenmesi işlemlerinin yapıldığı servistir. Bu amaçla Kütüphane ve Bilgi Merkezinde ciltleme ve onarım servisi kurulabilir veya bu işlemler hizmet alma yöntemiyle yapılabilir.
 
Teknik Hizmetleri Bölümü, Daire Başkanlığına bağlıdır ve tüm hizmetlerinden dolayı Daire Başkanına karşı sorumludur. Ayrıca gerekli görüldüğü taktirde Daire Başkanının verdiği diğer işleri yürütür.
 
Okuyucu Hizmetleri
Kütüphane kaynaklarından kullanıcıların en verimli şekilde yararlanmalarını sağlayan hizmetlerdir.
 
Okuyucu Hizmetleri Personelinin Görevleri:
 
a) Müracaat Servisi:
Kütüphane koleksiyonunun ve kullanımının, Üniversite içinde ve dışında kullanıcıya tanıtımını sağlayan servistir. Bu servis, Kütüphane bilgi kaynaklarının kullanımına yardımcı olmak amacıyla hizmet içi eğitim programları düzenlemek ve bibliyografya taramaları yapmak, yeni çıkan yayınları kullanıcılara duyurmak ve enformasyon hizmetlerini yürütmekle görevlidir. Bu hizmetler Bilgi ve Belge Yönetimi uzmanı ve diğer yetkililer tarafından yürütülür.
 
b) Ödünç Verme Servisi:
Kütüphane ve Bilgi Merkezi koleksiyonunun, Kütüphane ve Bilgi Merkezi içi ve dışı dolaşımını sağlamak-denetlemek, Kütüphaneler arası (gerekirse yurt dışından) kaynak alış-verişinde bulunmak ve Merkezin bilgi kaynakları ile ilgili fotokopi işlerini yapmakla görevli servistir.

c) Görsel-İşitsel Hizmetler Servisi:
Eğitimi destekleyecek görsel-işitsel araç ve gereçleri seçmek, üretmek, çoğaltmak, temin etmek, belli bir düzen içinde hizmete sunmak ve bakımını yapmakla görevli servistir.
 
Okuyucu Hizmetleri Bölümü, Daire Başkanlığına bağlıdır ve tüm hizmetlerinden dolayı Daire Başkanına karşı sorumludur. Ayrıca gerekli görüldüğü taktirde Daire Başkanının verdiği diğer işleri yürütür.